Más de 120 Razones por las que Necesitas un equipo capacitado de wedding planners el día de tu boda

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Despiertas y te preparas para ir al hotel a disfrutar del Getting Ready (solo si lo has planificado).

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El getting ready tiene como finalidad disfrutar cada minuto de todo el ambiente que vive una novia previo a tu ceremonia.

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Comenzarán a llegar peinado, maquillaje, fotografía, video. Tienes que chequear horarios el día anterior y el mismo día.

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Coordinar regalo para las damas de honor, ramo y transporte.

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Coordinar tu propio transporte a la ceremonia o salón. Y no olvides el de tu pareja.

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Coordinar con el padrino y madrina de bodas o todos los padrinos puedes tener más de uno.

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Coordinar la sesión de fotos de retrato a solas, con el padrino o tu papá el firts look con tu papá o tu pareja dependiendo lo que decidan.

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Coordinar con el videógrafo también el getting ready de tu pareja porque hoy ellos también quieren sus fotos y su festejo previo con amigos.

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Recuerda que a estas alturas en el salón ya hay proveedores listos para comenzar con el montaje, al igual que en la iglesia, debes coordinar y chequear que hayan llegado en la hora estipulada.

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Han llegado los proveedores de rental al salón (aquí si no chequeas lo que te han entregado) luego en el desmontaje no hay quejas.

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Debes tener el inventario a mano, y contabilizar y supervisar que estén las cantidades exactas y que nada esté dañado porque luego tendrás que pagarlo por nuevo.

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Recuerda días previos, enviar por email un recordatorio de montaje y horario y un plano (LAYAOUT) cada proveedor debe estar seguro que, cómo y dónde montar.

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Coordina con el decorador la entrega a tiempo de tu ramo de novia y los boutonniers para padrinos y familiares cercanos.

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Supervisa la decoración de la iglesia o ceremonia.

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Debes realizar un chequeo final de todos los proveedores, sonido, pantallas, iluminación, decoración, detalles florales. Limpieza de baños y salón en perfectas condiciones, incluido el aire acondicionado, el clima.

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El catering ha comenzado con el montaje de las mesas, debes supervisar los detalles.

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No olvides el número de mesa, asignarlos, habla con el maitre o capitán por actualizaciones y cambios de último momento.

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No olvides colocar o supervisar el menú y que el mismo esté impreso y colocado en cada uno de los puestos.

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Debes tener seguridad de que hay personal para recibir a los invitados y que estén con la vestimenta acorde a la etiqueta del evento.

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Asegúrate que quienes estén al frente del chequeo de ingreso de invitados tengan la última actualización del seating plan, plano de mesas y lista alfabética de invitados.

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Chequeo del pastel y la mesa de dulces, asegúrate que antes de que este proveedor llegue al salón la mesa que utilizará esté lista y la ubicación sea la correcta.

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Habla con el Maitre sobre el servicio, cuando comenzarán los bocaditos y los cocteles. Debes repasar cada instante y planificar que se sucede en caso de que la ceremonia se retrase.

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Chequea la barra de cocteles y la bebida que se va a servir.

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Chequea todos los detalles con músicos que amenizaran la fiesta recibiendo a los invitados. A qué hora tienen que llegar, cuanto tiempo dura su show, etc. debes pensar quién los supervisará. Elabórale un Timming de DJ y Playlist para él. Habla con el DJ, y recuérdale horarios importantes o detalles importantes a la hora de abrir la pista de baile o vals.

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Debes tener muy claro los horarios para coordinar coro, soprano o cualquier artista que se presente en tu ceremonia.

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Chequea previamente al ingreso de la ceremonia la música de entrada elegida, que sea la correcta.

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Coordina previamente el desmontaje de la decoración de la iglesia o ceremonia. Las iglesias tienen sus propias exigencias.

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Debes coordinar en la ceremonia la reserva de los asientos principales de ambos lados para las familias y amigos íntimos.

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Debes coordinar los libritos o misales que se entregarán en la ceremonia.

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En caso de que la ceremonia sea en exteriores, jardín o playa, preparar abanicos o sombrillas para los invitados.

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Está listo lo que se va a lanzar a la salida de la ceremonia. En algunos casos, palomas, confeti, arroz, según la preferencia y los permisos. Hay sitos que no está permitido.

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Chequear la llegada del padre u oficiante de la ceremonia. Los Pajes, las arras, anillos, etc. ¡Que el novio llegue !!!!, lugar de arribo de tu coche nupcial cercano a la puerta principal.

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Asegúrate que el cortejo se organizará de acuerdo a tu preferencia y como se había planeado.

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Asegúrate que tienes el ramo en tus manos y velo (hay novias que con los nervios y sin ayuda olvidan todo).

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Reserva un lugar para tu coche nupcial (parking) al llegar a la ceremonia.

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Asegúrate que también hay espacio para el coche del novio.

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Asegura quién será la persona de avisar al novio y a la madrina que pueden ingresar a la ceremonia.

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Que sea la misma persona que también le da la señal al técnico de sonido y alista a todo el cortejo.

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Y luego que pueda avisarte que puedes salir del coche y ubicarte próxima a la puerta para ingresar a la ceremonia.

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Asegura de tener a alguien que arregle los detalles de tu vestido y velo.

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Asegura que los niños y las arras estén listos.

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Y que tú estés lista y tranquila para dar el gran paso y vivir un momento inolvidable, que jamás volverás a repetir.

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Tu canción de entrada ya comienza a sonar…

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Se abren las puertas.

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y das el gran paso de tu ¡ vida !

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Asegúrate que tienes el coche nupcial muy próximo a la salida para transportarse al salón de la recepción.

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Coordina todos los detalles con el fotógrafo y videógrafo la sesión de fotos de los novios. También el Dron en caso que lo hayas contratado.

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Coordina los detalles de el arribo al salón, es decir si de inmediato abrirán con el primer baile de novios, vals o sesión de fotos familiares.

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La Sesión de fotos familaires debe estar previamente organizada, lugar donde se realizará y quienes participarán. Que alguien te ayude acercar a las personas que quieres que estén.

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A esta altura alguien deberá avisarle al Dj el momento exacto en que debe sonar el vals o el primer baile de novios.

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Preveer el brindis, las copas listas recordando que el espumante debe servirse frío y en el momento o perderá calidad de servicio sobre todo teniendo en cuenta temperatura alta (calor).

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Asegura que el vals esté coordinado sobre todo si necesitas efectos de iluminación, fuegos fríos, humo, etc.

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Planifica claramente cuanto tiempo tiene que durar el vals, 5, 7 o 10 minutos.

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Ten en cuenta el brindis, quién lo hará, en que momento (el mejor momento es cuando todos los invitados están en sus asientos) lograrás captar su atención.

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Coordina quién será la persona que alcance el micrófono para las palabras del brindis y el Maitre que esté atento al servicio del espumante.

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Quién supervisará la comida de invitados y considera coordinar con tiempo comida para proveedores que trabajarán durante el evento ejemplo fotógrafos y su equipo.

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Ten en cuenta el brindis, quién lo hará, en que momento (el mejor momento es cuando todos los invitados están en sus asientos) lograrás captar su atención.

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Quién será el encargado de alistar los detalles de la orquesta en vivo recibirlos al llegar y ubicarlos en un sector del salón.

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Quién supervisará el montaje de la banda u orquesta, sonido y prubea de sonido.

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Avísale al Maitre o capitán sobre los detalles de servicio para la orquesta, bebidas y bocaditos si corresponde.

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Tener en cuenta todo el itinerario en caso de que hayas contratado más de una orquesta. O si tocan por intervalos.
Debe estar coordinado con el DJ.

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Deja todo previsto en caso que algún imprevisto de dinero surge, un taxi extra de un proveedor, cantante.

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Ten en cuenta detalles de confetti – cotillón del baile quién lo acercará a la pista y en que momento exacto eso sucederá.

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Decide y organiza con tiempo las ligas, hay novias que ya no lo usan y otras que no se perderían por nada la tradición.

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Decide y organiza el ramo, si vas a tirar el ramo para las solteras, hay que coordinar el horario y avisar al dj para que coloque la música en el momento exacto.

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Decide quién te ayudará con los detalles del vestido a la hora de bailar sin parar, es importante que te sientas cómoda y que organices un cambio de vestido y zapatos elegantes pero cómodos.

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Como buena esposa también debes organizar camisa limpia para el novio, que pueda a mitad de fiesta cambiarse y tener otra camisa idéntica planchada y colgada en una percha.

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Debes organizar la ropa, ya sea el vestido secundario, el cambio de camisa,, detalles de maquillaje, todo debe estar en un sector del salón seguro y ordenado para cuando te retires al finalizar la fiesta.

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Chequea la mesa de dulces cuando se va aperturar y cortar el bizcocho.

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Quién coordinará este momento, avisar al maitre y meseros para que estén atentos. Y preparen el champagne.

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Avisar a fotógrafo y videógrafo.

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Aperturar la mesa dulce y antes de que esto suceda reponer dulces en la mesa si corresponde.

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Coordinar el café o te (cuando se llega a este momento de la fiesta muchos servicios lo consideran).

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Quién supervisará los souvenirs, se considera que una hora después de ofrecer la comida principal, los invitados adultos o menos allegados a la pareja comienza a retirarse de la fiesta.

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También puedes colocarlos en la mesa, en cada uno de los puestos de los invitados como bienvenida. Pero debes coordinarlo y que alguien se encargue de supervisar.

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Ten en cuenta los fuegos artificiales para cerrar la gran fiesta en este caso hay un protocolo de seguridad que hay que seguir y debes elegir muy bien a tu amigo como responsable.

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Lluvia de sobres, en algunos países aún tienen esta costumbre. Coordina con mucha seguridad quién de tu familia se encargará de la urna, el dinero y el traslado o guardado.

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Ultimos temas musicales y el cierre, selecciona y haz recuerdo al dj de este momento y como será.

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Final de la fiesta, asegurate de tomarte fotos con todos los invitados que quedan en la pista y luego fotos de la pareja a solas.

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Organiza con tiempo la sesión de fotos final con el vestido desaliñado y el novio con la imagen de una camisa que parece haber bailado hasta el amanecer.

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Al finalizar el evento debes saludar y agradecer a los que te acompañan hasta el final.

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Ojalá terminará ahí tu boda para retirarte con tu pareja a brindar a solas y contar anécdotas pero…

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Como no contrataste un Planner Certificado con real conocimiento de lo que se debe hacer en cada instante de todo el proceso, deberás encargarte tu misma del desmontaje.

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Comenzar a responder consultas de los proveedores, solucionar problemas y tomar decisiones típicas de un final de fiesta.

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Coordina que cada proveedor comience a desmontar y llevarse todo lo suyo. Hay salones que cobran multas al los novios por que no han desmontado completamente el salón en las horas estipuladas.

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Procura chequear que dice tu contrato en función de horas extras, pago a extras al personal de todos los servicios y proveedores.

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Chequea el consumo de las bebidas, que sobró, que se consumió que se deberá pagar.

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Rentals, recuerdas los costos ocultos? pues he aquí un gran consejo, asegúrate que alguien de tu confianza chequeará y cotejará el inventario de las empresas de rentals.

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Debes chequear el conteo de la cristalería que se rompió supervisando que sea real. El planner y su equipo lo harían por ti, pero te recuerdo que en aquel momento sentiste que no sería era necesario.

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Consejo ten a mano el inventario y presta atención o pagarás mucho dinero extra.

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No permitas que el rental se retire del salón y que días después te envíe un email con el aviso de las roturas o extravíos.

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Habla con cada uno de los rentals previamente, deja claro los detalles de inventario y como se gestionan los controles al finalizar el evento para que sea transparente.

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Pide que en la cotización también se agregue el valor de lo que cuesta cada item en caso de rotura o extravío. La transparencia es la esencia del servicio.

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Asegura haber chequeado que en la cotización este incluida la propina por concepto de servicio.

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De esta forma evitas tener dinero el día de la boda y repartir propinas. Trata de hacerlo en su debido momento.

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Chequea con anterioridad que sucede con la comida sobrante. Algunas empresas de catering no la entregan, pero si lo hacen con lo dulce, ejemplo el Bizcocho organiza con tiempo y designa quién se encargará de llevarselo.

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Antes de retirarte del salón asegúrate avisar al encargado para que tomen las precauciones. Cierre de puertas.

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Y que el encargado te proporcione los documentos o un memo interno que asegura que todo está correcto. Que las instalaciones están sanas.

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Debemos evitar sorpresas que desencadenen en dolores de cabeza futuros.

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Organiza tu propio transporte de regreso a casa o al hotel en caso que no te hospedes en el lugar.

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Previamente asegura que hayan organizado, decorado tu habitación nupcial. Una champagna bien fría es tradición para una noche de bodas al mejor estilo tradicional.

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Recuerda dejar previsto y organizado todo tu ajuar de bodas.

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Despide a todos y ya es momento de tranquilidad, puedes retirarte del salón cuando asegures que ya no hay proveedores, no hay asuntos por resolver.

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Descansan.

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El primer día hábil después de la fiesta, es importante dar un cierre final a la organización de todo el evento. Chequear uno a uno a cada proveedor para saber que todo está bien y finalizado. Que no hay pendientes de dinero o cualquier otro reclamo.

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Centra las conversaciones de mayor a menor importancia ejemplo comienza con el salón, decoración y rentals.

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Lo importante es no acumular ningún pendiente de dinero o servicios adicionales impagos que generen molestias en un futuro inmediato.

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Agradece a todos los demás proveedores envía un email de cierre y agradecimiento como todo una profesional así lo hacemos los Wedding planners certificados para mantener siempre la mejor relación profesional.

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Habla con tu fotógrafo para coordinar cuando puede pasarte las fotografías sin editar, el crudo con todos los contactos fotográficos para calmar la ansiedad.

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Selecciona con tiempo el album de fotos el estilo, color y cantidad de fotos impresas. De esta forma será más rápida la entrega del material una vez seleccionado.

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El videógrafo, aquí demorá un poco más la edición sobre todo si has contratado un servicio adicional de dron con otro proveedor.

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Una recomendación “no contrates mas de un proveedor del mismo rubro o tendrás problemas” evita el problema contratando ejemplo al videografo de la boda el servicio extra de dron.

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Aplica recordatorios para ambos proveedores fecha de entrega de fotos y fecha de entrega de video y no dejes pasar los días para reclamar.

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Los últimos consejos tienen que ver con los contratos. Firma contrato de servicio con cada proveedor de esa forma te aseguras que todo este por escrito.

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Como Novia o Novio, asegúrate de conocer personalmente a cada proveedor y transferirle el honorario tu misma. Solo así evitarás las estafas y podrás estar más segura que tu dinero llega donde tiene que llegar.

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Siempre organiza un Plan B sobre todo si tu evento será al aire libre. El clima no perdona cuando no hay PLAN B no existe la planificación y menos la supervisión.

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Contrata proveedores especializados. EJEMPLO toldos o carpas, a simple viste es sencillo, pero es todo lo contrario. Un proveedor especializado se asegurará previamente el estado del suelo, el piso, el cielo raso de la carpa, fuerza del viento y posibles lluvias y el Planner supervisará todas las instancias.

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El Planner siempre supervisará al proveedor exigiendo la máxima calidad de servicio y seguridad en relación precio – calidad.

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Los eventos nunca fueron perfectos, porque nada lo es. Podemos encontrar excelentes eventos organizados, bodas muy bien pensadas, diseñadas y ejecutadas. Pero nada es perfecto. Así que no te obsesiones con la perfección porque eso no pasará.

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Siempre organiza un Plan B sobre todo si tu evento será al aire libre. El clima no perdona y cuando no hay PLAN B, cuando no existe la planificación con experiencia. Hay 99 % de que las cosas no salgan como lo soñaste.